Passwort ändern

Mindestens 12 Zeichen. Nach der Änderung werden alle anderen Sitzungen beendet.

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Meine Daten

Alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als Datei (Art. 15 und 20 DSGVO): Konto, Sitzungen und Ihre Einträge im Protokoll.

Angemeldete Geräte

Firma

Firmenlogo

Erscheint oben rechts auf jeder Dienstkarte, im PDF-Dienstplan und in den Mails an die Lokführer. PNG oder JPG, höchstens 1 MB. Am besten wirkt ein Logo im Querformat mit hellem oder durchsichtigem Hintergrund.

Benutzer

Alle Benutzer sehen die Daten dieser Firma. Administration verwaltet zusätzlich Benutzer, Mail, Cloud und Datenschutz. Disposition plant und versendet. Nur lesen sieht den Plan, ändert aber nichts.

Benutzer einladen

Ein Regelprofil legt Ruhezeiten, Pausen, Nacht- und Wochengrenzen fest. Jeder Mitarbeiter bekommt in seiner Akte ein Profil, sonst gilt das Standardprofil. Jede Prüfung lässt sich als Sperre (Speichern nur mit Begründung), Hinweis oder Aus einstellen.

Planung allgemein

Wer eine Sperre übergeht, muss einen Grund angeben. Der Grund steht an der Schicht und im Protokoll.

Angaben einer Schicht

Diese Angaben gehören zu jeder Schicht und erscheinen auf der Dienstkarte. Reihenfolge, Bezeichnung und Typ lassen sich ändern.

Fuhrpark

Alle Loks der Firma, jede einzeln. In der Schicht wird die Lok aus dieser Liste gewählt, in der Mitarbeiterakte die Baureihen, auf denen jemand ausgebildet ist. Der Plan warnt, wenn beides nicht zusammenpasst.

Mehrere Loks einer Baureihe auf einmal: Nummern durch Komma trennen, z. B. 404, 405, 563-1. Eingabetaste in der Nummer legt die nächste Zeile an.

Den Fuhrpark anlegen und ändern kann die Administration.

Lokführer-App und Dienstantritt

Lokführer sehen in der App ihre Dienste dieser und der nächsten Woche, melden sich zum Dienst an und erfassen Abweichungen. Meldet sich jemand nicht rechtzeitig, warnt der Plan gelb, orange und rot.

Datenschutz bei der App

• Jeder Lokführer sieht ausschließlich seine eigenen Dienste und Abwesenheiten.
• Gespeichert werden nur Zeitpunkt von Dienstantritt und Dienstende sowie gemeldete Abweichungen. Kein Standort, keine Gerätedaten, keine IP-Adresse.
• Eigene Zugänge mit Passwort (gespeichert nur als Hash), Sperre nach Fehlversuchen, Abmeldung nach 30 Tagen ohne Nutzung.
• Zugänge lassen sich in der Mitarbeiterakte jederzeit sperren oder entfernen; die DSGVO-Auskunft enthält die App-Daten.
• Wichtig: Die Erfassung des Dienstantritts ist eine technische Einrichtung zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Gibt es einen Betriebsrat, ist sie nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; vor dem Einsatz eine Betriebsvereinbarung abschließen und die Lokführer nach Art. 13 DSGVO informieren.

Absender

Versandweg

Versand prüfen

Synchronisation

Jede Änderung im Plan wird automatisch übertragen: pro Tag ein PDF mit Übersicht und Dienstkarten und eine CSV-Datei, pro Monat eine CSV-Liste für Excel. Erfasst werden die letzten 31 Tage und die geplanten Wochen.

Speicherort

Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Erscheint in der Lokführer-App unter „Datenschutz“ und in den Unterlagen unten. Verantwortlich ist das Unternehmen als Arbeitgeber.

Löschfristen

Das Programm löscht automatisch. Arbeitszeitnachweise sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Archivierte Mitarbeiter werden nach Ablauf der ersten Frist vollständig gelöscht, sobald keine Dienste mehr von ihnen gespeichert sind. Ihr App-Zugang wird schon beim Archivieren entfernt.

Gesundheitsdaten

Eine Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO). Wer sie nicht sehen darf, sieht nur „Abwesend“ ohne Notiz. Diagnosen gehören nicht in Lokbua.

Datenschutz-Unterlagen

Vorlagen, die das Programm aus Ihren Einstellungen erstellt. Gelb markierte Stellen ergänzen, dann drucken oder als PDF speichern.

So werden die Daten geschützt

• Alle Fachdaten liegen ausschließlich auf dem Server, verschlüsselt mit AES-256-GCM und je Firma getrennt.
• Passwörter werden mit scrypt gespeichert, Zugangsdaten für Mail und Cloud verschlüsselt und nie angezeigt.
• Anmeldung mit Sperre nach Fehlversuchen, optional mit Zwei-Faktor-Code. Sitzungen enden nach Inaktivität.
• Jede Änderung wird mit Person und Zeit protokolliert.
• Mails an Lokführer enthalten nur deren eigene Dienste.
• Für Auskunft und Löschung nach DSGVO gibt es in jeder Mitarbeiterakte eigene Schaltflächen.

Gesamtexport

Alle Daten der Firma als JSON-Datei, zum Beispiel für einen Wechsel des Systems. Die Datei enthält personenbezogene Daten.

Wer hat was getan

Versand und Synchronisation